Thủ tục mở văn phòng đại diện là bước đầu quan trọng trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh và gia tăng sự hiện diện của doanh nghiệp tại các khu vực mới. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa hoạt động và hiệu quả của văn phòng đại diện. Bài viết dưới đây của Cenvi.vn sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để mở văn phòng đại diện một cách hiệu quả.
Tìm hiểu thủ tục mở văn phòng đại diện công ty trong nước
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể mở văn phòng đại diện tại nhiều địa phương và cần thực hiện theo quy trình của Sở Kế hoạch và Đầu tư tại các tỉnh, thành phố.
Hồ sơ chuẩn bị
Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Thông báo về việc đăng ký các động của văn phòng đại diện.
- Giấy tờ chứng minh nhân thân của trưởng văn phòng (CCCD/CMND/Hộ chiếu).
- Quyết định về việc phải bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện.
- Biên bản cuộc họp công ty về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định về thủ tục mở văn phòng đại diện của công ty.
Quy trình cấp phép
- Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Sở sẽ tiếp nhận và xem xét hồ sơ để cấp giấy phép hoạt động.
- Bước 2: Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo sửa đổi.
- Bước 3: Sau khi nhận giấy phép, doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục như khắc con dấu (nếu cần) và nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
Giới thiệu các thủ tục mở văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài
Việc mở văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam yêu cầu phải tuân thủ một số điều kiện và quy trình cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn thủ tục mở văn phòng đại diện cần thực hiện:
Điều kiện thành lập
Thương nhân nước ngoài muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài phải hoạt động ít nhất một năm kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh tại quốc gia của mình.
- Công ty phải được công nhận hợp pháp theo pháp luật của nước nơi công ty được thành lập.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty nước ngoài, đã được xác nhận tại quốc gia nơi công ty được thành lập. Giấy tờ phải còn hiệu lực ít nhất 1 năm.
Mẫu đơn để xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Báo cáo tài chính gần nhất để chứng minh hoạt động của công ty.
Bản sao điều lệ công ty.
Bản sao CMND hoặc là hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Hợp đồng thuê văn phòng đại diện đã công chứng.
Lưu ý: Các tài liệu như giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính và điều lệ công ty phải được dịch sang tiếng Việt và chứng nhận hợp pháp tại cơ quan lãnh sự.
Quy trình thực hiện
- Bước 1: Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi văn phòng đại diện sẽ đặt trụ sở.
- Bước 2: Chờ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ.
- Bước 3: Hoàn tất các thủ tục cần thiết sau khi nhận giấy phép, bao gồm khắc con dấu và đăng ký thuế nếu cần thiết.
Một vài điều cần lưu ý về thủ tục mở văn phòng đại diện
Với thủ tục mở văn phòng đại diện, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hoạt động hiệu quả.
- Tên: Phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ “văn phòng đại diện.” Ví dụ: “Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Hân Hân.”
- Địa chỉ: Phải chính xác, cụ thể và không đặt tại chung cư hoặc tập thể.
- Văn phòng đại diện sẽ không bắt buộc phải khắc con dấu. Tuy nhiên, nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể khắc con dấu pháp nhân.
- Văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện các hoạt động như liên lạc, giao dịch, tiếp thị, nghiên cứu, và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường. Tuy nhiên, văn phòng đại diện sẽ không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh.
- Không phát sinh thu nhập: Không cần đăng ký mã số thuế.
- Có thu nhập: Cần đăng ký mã số thuế môn bài và thuế thu nhập cá nhân, với mức thuế môn bài là 1.000.000 VNĐ/năm nếu có hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Có thể là bất kỳ cá nhân nào đủ điều kiện theo quy định và được công ty ủy quyền, hoặc là Chủ tịch, Giám đốc, hoặc người quản lý công ty mẹ.
- Lệ phí thành lập văn phòng đại diện hiện tại là 1.000.000 VNĐ.
Kết luận
Thủ tục mở văn phòng đại diện tuy phức tạp nhưng hoàn toàn có thể đơn giản hóa nếu bạn nắm rõ quy trình. Để được tư vấn chi tiết, vui lòng truy cập Cenvi.vn hoặc gọi Hotline 097.8888.503.
