Hóa đơn thương mại là gì? Quy định về hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng trong giao dịch quốc tế, giúp ghi lại toàn bộ thông tin liên quan đến một giao dịch xuất nhập khẩu. Bài viết này, CENVI sẽ cung cấp chi tiết từ khái niệm hóa đơn thương mại là gì, vai trò, các loại hóa đơn thương mại, đến quy định pháp luật và cách soạn thảo.

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ do bên bán hàng xuất bản, ghi lại chi tiết thông tin liên quan đến giao dịch. Các thông tin này bao gồm tên, địa chỉ của người bán và người mua, danh mục hàng hóa, số lượng, giá trị, điều khoản thanh toán, và phương thức vận chuyển.

Ngoài vai trò là một tài liệu giao dịch, hóa đơn thương mại còn được sử dụng như một chứng từ hợp pháp trong khai báo hải quan, tính thuế và đáp ứng yêu cầu của các quy định quốc tế.

Vai trò của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của giao dịch xuất nhập khẩu:

1. Thanh toán

Đây là căn cứ chính để thực hiện giao dịch thanh toán giữa bên mua và bên bán. Hóa đơn có chữ ký và con dấu xác nhận quyền và nghĩa vụ của các bên.

2. Khai báo hải quan

Giá trị ghi trên hóa đơn được sử dụng để khai báo hải quan, xác định mức thuế xuất nhập khẩu, và hoàn tất các thủ tục thông quan.

3. Tính bảo hiểm

Hóa đơn thương mại cung cấp căn cứ để tính chi phí bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Các loại hóa đơn thương mại phổ biến

Hóa đơn thương mại được chia thành nhiều loại dựa trên mục đích sử dụng:

• • Hóa đơn chiếu lệ (“Proforma Invoice”): Cung cấp thông tin tạm thời cho giao dịch, thường được sử dụng trong giai đoạn đàm phán.

• • Hóa đơn chính thức (“Commercial Invoice”): Chứng từ chính xác và có giá trị pháp lý trong giao dịch.

• • Hóa đơn tạm thời: Sử dụng khi các bên thuê đơn hàng hóa, thường kèm theo phiếu đóng gói.

Quy định về hóa đơn thương mại

Tại Việt Nam, hóa đơn thương mại được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định liên quan khác.

Các doanh nghiệp xuất khẩu có thể sử dụng hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn GTGT trong một số trường hợp nhất định.

Cách Lập Hóa Đơn Thương Mại

Việc lập hóa đơn thương mại yêu cầu sự chính xác và tuân thủ các quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Thông tin người bán (Exporter/Shipper)

• • Tên công ty, địa chỉ, và quốc gia xuất khẩu.

• • Số liên hệ để hỗ trợ giao dịch.

2. Thông tin người mua (Importer/Consignee)

• • Tên công ty nhập khẩu, địa chỉ cụ thể và số điện thoại liên lạc.

• • Số hóa đơn và ngày phát hành:

Đây là thông tin bắt buộc, dùng để làm thủ tục khai báo hải quan.

3. Mô tả hàng hóa:

• • Tên sản phẩm, mã hàng, và mô tả chi tiết.

• • Số lượng và đơn giá của từng mặt hàng.

4. Điều kiện giao hàng (Incoterms)

• • Các điều khoản giao hàng như FOB, CIF, DDP, v.v.

5. Phương thức vận chuyển

• • Đường hàng không,

• • Đường biển

• • Đường bộ hoặc đa phương thức.

6. Điều khoản thanh toán

• • Thông tin về hình thức thanh toán: LC, TT, hoặc các hình thức khác.

• • Loại tiền tệ sử dụng trong giao dịch (USD, EUR, JPY, v.v.).

7. Thông tin khác:

• • Tổng trọng lượng hàng hóa, số kiện, và chi tiết bao bì.

• • Mã HS Code (nếu có).

Phân biệt hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hai loại hóa đơn thường được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, tuy nhiên chúng có những đặc điểm và mục đích sử dụng khác nhau. Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này, chúng ta cùng phân tích chi tiết.

Hóa đơn thương mại

Khái niệm: Hóa đơn thương mại là một chứng từ giao dịch quốc tế, được lập bởi người bán hàng để gửi cho người mua hàng. Hóa đơn này cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ được giao dịch, giá cả, điều khoản thanh toán, và các thông tin liên quan khác.

Mục đích:

Xác nhận giao dịch: Chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ đã diễn ra.

Làm cơ sở tính toán thuế: Dùng để tính toán các loại thuế, phí hải quan khi hàng hóa nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

Thanh toán: Là cơ sở để người mua tiến hành thanh toán cho người bán.

Nội dung:

• • Thông tin về người bán và người mua.

• • Mô tả chi tiết về hàng hóa, dịch vụ.

• • Số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa.

• • Điều khoản thanh toán, vận chuyển.

• • Quốc gia xuất xứ của hàng hóa.

• • Đơn vị tiền tệ.

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Khái niệm: Hóa đơn GTGT là chứng từ bắt buộc phải có trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam. Hóa đơn này được lập để kê khai và nộp thuế GTGT cho nhà nước.

Mục đích:

Khai thuế: Là cơ sở để người bán kê khai thuế GTGT đã thu được và người mua khấu trừ thuế GTGT đã nộp.

Quản lý thuế: Giúp cơ quan thuế quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh, thu thuế đúng quy định.

Nội dung:

• • Thông tin về người bán và người mua.

• • Mô tả chi tiết về hàng hóa, dịch vụ.

• • Số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa.

• • Thuế suất GTGT áp dụng.

• • Tiền thuế GTGT.

• • Tổng số tiền phải thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).

Các Lỗi Thường Gặp Khi Lập Hóa Đơn Thương Mại

• • Thiếu điều kiện giao hàng rõ ràng (ví dụ: FOB hoặc CIF).

• • Sai lệch thông tin giữa hóa đơn và các chứng từ khác như vận đơn hoặc hợp đồng.

• • Thiếu chữ ký và con dấu hợp pháp.

• • Mô tả hàng hóa không rõ ràng hoặc không đầy đủ.

Kết luận

Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong trong quá trình giao dịch xuất nhập khẩu. Hiểu rõ hóa đơn thương mại là gì, quy định về hóa đơn thương mại giúp đảm bảo quá trình ghi nhận các giao dịch thương mại đúng theo quy định của pháp luật.