Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế dần hóa đơn giấy truyền thống. Với nhiều lợi ích như lợi ích như minh bạch, dễ dàng quản lý, giảm thiểu sai sót, hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết thông tin về hóa đơn điện tử là gì, giúp bạn khai thác hiệu quả công cụ này trong hoạt động kinh doanh.
Hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được khởi tạo, lập và lưu trữ trên hệ thống máy tính theo quy định tại Nghiị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Loại hóa đơn này thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, được tích hợp công nghệ số nhằm giảm bớt thủ tục hành chính và tăng cường tính minh bạch trong giao dịch kinh tế.
Cần hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì, bao gồm các thông tin cơ bản như tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và mua, các mặt hàng, số tiền, thuế GTGT cũng như chữ ký số của người có thẩm quyền.
Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy khác nhau như thế nào?
Sự khác biệt cơ bản nhất giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy nằm ở hình thức và quy trình xử lý. Hóa đơn giấy được lập và làm thủ công bằng tay, dễ phát sinh lỗi vào các bước kiểm tra. Trong khi đó, hóa đơn điện tử được tự động hóa và truy vấn nhanh chóng trên hệ thống trực tuyến.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng tính an toàn, đảm bảo tính minh bạch và giảm nguy cơ gian lận trong hoá đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử
Để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn điện tử, bạn có thể tra cứu thông qua cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc các hệ thống hỗ trợ khác. Các bước cụ thể:
Bước 1: Truy cập vào cổng tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn, bao gồm mã số thuế người bán, loại hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và mã captcha.
Bước 3: Nhận kết quả tra cứu:
Nếu hóa đơn hợp lệ, trạng thái sẽ hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn”. Nếu không hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo lỗi và bạn cần kiểm tra lại thông tin hoặc liên hệ bên bán
Các loại hóa đơn điện tử thông dụng
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay rất đa dạng và được quy định theo các tiêu chuẩn pháp lý cụ thể. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, các loại hóa đơn điện tử phổ biến bao gồm:
- Hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng): Đây là loại hóa đơn dùng để kê khai thuế GTGT khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Nó ghi nhận đầy đủ thông tin về hàng hóa/dịch vụ, thuế suất và số tiền thuế phải nộp.
- Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn này được sử dụng cho các giao dịch bán hàng hóa mà không cần kê khai thuế GTGT. Hóa đơn này không yêu cầu ghi thuế suất GTGT.
- Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong các giao dịch xuất khẩu hàng hóa. Nó phải ghi rõ thông tin về người bán, người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, cùng với thông tin thuế suất GTGT (thường là 0%).
- Hóa đơn điện tử đặc thù: Đây là những hóa đơn được thiết kế riêng cho các ngành nghề cụ thể như điện lực, viễn thông, hay xăng dầu. Mỗi ngành có những yêu cầu đặc biệt về thông tin cần có trên hóa đơn, như thông số kỹ thuật, cước phí, và thuế suất.
Việc sử dụng các loại hóa đơn điện tử này giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa công tác quản lý và bảo mật thông tin, đồng thời cải thiện hiệu quả kinh doanh
Giá trị bao nhiêu thì phải xuất hóa đơn
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên. Đối với các giao dịch có giá trị thấp hơn, nếu người mua không yêu cầu hóa đơn thì doanh nghiệp có thể không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần ghi nhật các giao dịch đó vào sổ kế toán để bảo đảm tính hợp lệ và minh bạch.
Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có đầy đủ thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật.
- Được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch.
- Được lưu trữ an toàn trong hệ thống quản lý dữ liệu
Xem thêm: Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử
Kết luận
Hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì không chỉ giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình kế toán, mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Việc tra cứu và sử dụng hóa đơn đúng cách giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh.
