Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì? Quy định về việc chuyển đổi này như thế nào? Hãy cùng Cenvi.vn tìm hiểu ngay những thông tin hữu ích này để đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình luôn tuân thủ pháp luật.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là quá trình chuyển đổi một hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử thành một hóa đơn được in trên giấy. Quá trình này được thực hiện nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi cần xuất trình hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa trong quá trình vận chuyển hoặc để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?
Để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật.Ngoài ra, hóa đơn giấy phải được người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký và đóng dấu để có giá trị pháp lý.
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
1.Trường hợp thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trong các trường hợp sau:
– Yêu cầu nghiệp vụ: Khi có yêu cầu từ các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh.
– Yêu cầu của cơ quan quản lý: Khi được cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
– Quy định của pháp luật: Khi có quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
2. Điều kiện về nội dung hóa đơn chuyển đổi
Để đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ của hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
– Giữ nguyên thông tin: Nội dung trên hóa đơn giấy phải hoàn toàn giống với nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Không được thêm bớt hoặc sửa đổi bất kỳ thông tin nào.
– Có ký hiệu xác nhận: Hóa đơn giấy phải có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” để xác nhận rõ ràng nguồn gốc của hóa đơn.
– Có chữ ký và họ tên: Hóa đơn giấy phải có chữ ký và ghi rõ họ tên của người trực tiếp thực hiện việc chuyển đổi.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và có giá trị sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, kế toán và kiểm toán
Những rủi ro thường gặp khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
Những rủi ro khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Ngoài những tiện ích mà việc chuyển đổi hóa đơn điện tử mang lại, điều này cũng tiềm ẩn những rủi ro cho doanh nghiệp nếu không thực hiện tốt, những rủi ro đó bao gồm:
– Sai sót về nội dung: Nếu không đảm bảo sự trùng khớp giữa hóa đơn điện tử và bản giấy, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc lưu trữ và theo dõi sổ sách.
– Không có giá trị pháp lý: Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch hay thanh toán, ngoại trừ trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính được kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.
– Nguy cơ lộ thông tin: Nếu quy trình chuyển đổi không đảm bảo an toàn, có thể xảy ra rủi ro về bảo mật thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
– Rủi ro vi phạm pháp luật: Nếu chuyển đổi không tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, doanh nghiệp có thể đối mặt với các vấn đề pháp lý và bị xử phạt.
– Khó khăn trong lưu trữ: Việc chuyển đổi không chính xác có thể gây khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn, ảnh hưởng đến việc báo cáo thuế và quyết toán.
Lưu ý khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Lưu ý khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản giấy, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định và lưu ý quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật. Một số điểm cần chú ý bao gồm:
– Hóa đơn, chứng từ điện tử khi chuyển đổi sang bản giấy chỉ có giá trị lưu trữ, phục vụ cho việc ghi sổ và theo dõi theo quy định về giao dịch điện tử, không có giá trị sử dụng trong giao dịch, thanh toán trừ trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
– Việc chuyển đổi cần đảm bảo sự trùng khớp hoàn toàn về nội dung giữa bản điện tử và bản giấy, nhằm tránh sai lệch thông tin khi doanh nghiệp thực hiện các công việc kế toán, báo cáo.
– Doanh nghiệp cần lưu ý rằng hóa đơn chuyển đổi từ chứng từ điện tử chỉ được xem là tài liệu tham khảo, không có giá trị pháp lý để thay thế hóa đơn điện tử trong các giao dịch chính thức.
– Ngoài ra, các doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình và quy định của cơ quan thuế.
Lời kết:
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là một hoạt động cần thiết trong quá trình số hóa của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện hoạt động này một cách hiệu quả và an toàn, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Việc làm tốt điều này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý.
