Chuyển đổi hóa đơn điện tử đang trở thành nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Tuy nhiên, quy trình này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật mới nhất. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng cách, nhanh chóng và hiệu quả, hãy cùng tìm CENVI hiểu ngay!
Trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy là bắt buộc trong các tình huống cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc theo chỉ đạo của các cơ quan chức năng. Cụ thể, các trường hợp bao gồm:
-
- Khi cơ quan quản lý thuế hoặc kiểm toán yêu cầu để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
-
- Khi cơ quan quản lý thuế hoặc kiểm toán yêu cầu trong quá trình điều tra và truy thu thuế.
-
- Đáp ứng yêu cầu của các cơ quan chức năng trong quá trình thực hiện điều tra.
-
- Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đòi hỏi phải sử dụng hóa đơn giấy.
-
- Việc tuân thủ các yêu cầu này đảm bảo tính minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử
Để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một cách chính xác và hợp lệ, dưới đây là cách chuyển đổi hóa đơn điện tử chi tiết.
Bước 1: Rà soát và lưu hóa đơn điện tử
Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trên hóa đơn điện tử để đảm bảo không có sai sót.
Tải về hai tệp đính kèm của hóa đơn:
-
- Tệp .zip: Chứa hóa đơn điện tử đã được ký bằng chữ ký số hợp lệ, dùng để đối chiếu khi cần.
-
- Tệp .pdf: Bản hiển thị của hóa đơn dùng để in ra giấy.
Bước 2: In hóa đơn ra giấy
-
- Mở tệp .pdf bằng trình duyệt hoặc phần mềm phù hợp.
-
- Tiến hành in hóa đơn ra giấy, đảm bảo nội dung in rõ ràng và đầy đủ các thông tin cần thiết.
Bước 3: Ký tên và ghi chú trên hóa đơn giấy
-
- Ký và ghi đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi vào hóa đơn giấy.
-
- Ghi rõ ngày tháng năm thực hiện chuyển đổi để làm căn cứ xác minh.
-
- Tuân thủ đúng các bước trên sẽ giúp việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy diễn ra nhanh chóng, chính xác và hợp lệ.
Nội dung cần có trên giấy sau khi chuyển đổi hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ, nội dung trên hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cần phải trùng khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử. Các nội dung cơ bản cần có bao gồm:
Thông tin cơ bản của hóa đơn:
-
- Tên hóa đơn.
-
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
-
- Số hóa đơn.
-
- Thông tin về người bán và người mua:
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
-
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
Thông tin hàng hóa, dịch vụ:
-
- Tên hàng hóa, dịch vụ.
-
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
-
- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT).
-
- Thuế suất GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT.
-
- Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
Thời điểm lập và ký hóa đơn:
-
- Thời điểm lập hóa đơn (hiển thị ngày, tháng, năm theo lịch dương).
-
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử (thời gian người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký, được hiển thị ngày, tháng, năm theo lịch dương).
-
- Mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế (nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
Chữ ký và xác nhận:
-
- Chữ ký của người bán.
-
- Chữ ký của người mua (nếu cần).
Các khoản mục bổ sung:
-
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước (nếu có).
-
- Chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
-
- Thông tin khác liên quan đến giao dịch (nếu cần).
Hiệu lực của hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có hiệu lực trong các trường hợp sau:
– Hóa đơn không có giá trị pháp lý để thực hiện giao dịch hoặc thanh toán, ngoại trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Hóa đơn chỉ được sử dụng để lưu trữ, ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán cũng như pháp luật về giao dịch điện tử.
Như vậy, việc sử dụng hóa đơn giấy sau chuyển đổi cần tuân thủ đúng các quy định để đảm bảo phù hợp với mục đích và phạm vi sử dụng được pháp luật công nhận.
Lời kết
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là một quy trình không thể thiếu trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ứng dụng sâu rộng công nghệ số vào quản lý tài chính. Nắm vững quy định pháp luật và thực hiện đúng cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp lệ trong việc sử dụng hóa đơn.
